Privacy - Omniplan

Wat betekent de privacywet - Avg-?

Vanaf  25 mei 2018  beschermen alle EU-landen uw privacy volgens dezelfde regels. In ons Privacy Statement leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we die verwerken

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die we in verband kunnen brengen met u. U deelt persoonsgegevens met ons als u klant bent of als u contact met ons hebt via onze website. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres. Maar ook het IP-adres van uw computer is een persoonsgegeven. Het gaat om alle gegevens die we in verband kunnen brengen met u. Een los IP-adres is geen persoonsgegeven. Maar dat wordt het wel zodra u ook weet van wie dat adres is.

Dit bedoelen we met verwerken:

Verwerken is een begrip uit de wet. Het is een heel breed begrip. Het gaat om alles wat u kunt doen met persoonsgegevens. Van verzamelen tot vernietigen. De `Wet Algemene gegevensbescherming (Avg) noemt bij verwerken: 'het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.'

Omniplan registreert persoonsgegevens om aan de opdrachtgever haar dienstverlening te kunnen bieden. Deze persoonsgegevens worden uitsluitend ontvangen door rechtstreekse invoer of aanlevering door de opdrachtgevers van Omniplan op onze website.

De persoonsgegevens , die verwerkt worden in de door onze geleverde applicatie "Personal Finance Planner", worden door de gebruikers van de applicatie gewijzigd. Zij zijn volgens de wet verantwoordelijke voor juiste verwerwerking van deze gegevens.

Gebruikers:

Gebruikers zijn degene die inloggen op de applicatie "Personal Financial Planner" , degene die door de verantwoordelijke( (klant Omniplan) geautoriseerd zijn om persoonsgegevens in de applicatie te verwerken:

Bezoekers:

Bezoekers zijn degene die de commerciële website van Omniplan bezoeken. U bevindt zich momenteel op de website voor bezoekers. Op deze site worden enkel de door u opgegeven persoonsgegevens verwerkt: Voornaam, Achternaam, emailadres, bedrijfsnaam en telefoonnummer.

Het gebruik van Cookies!

Omniplan gebruikt cookies als u onze website bezoekt. Cookies zijn kleine bestanden die de eigenaar van een website op het apparaat van een bezoeker plaatst.

  • Functionele cookies: Deze gebruiken wij om de inhoud van de website goed op uw scherm te kunnen tonen
  • Advertentie Cookies: Wij gebruiken advertentie cookies voor het tonen van relevante advertenties op externe websites en personalisatie cookies om de website af te stemmen op uw voorkeuren.
  • Analytische cookies: Dit zijn social media cookies die analyseren wat u online doet.
  • Voor deze laatse 2 vormen van cookies geeft u expliciet toestemming. Voor functionele cookies is geen toestemming nodig.

Van wie hebben we persoonsgegevens? En waarvoor gebruiken we ze?

We hebben persoonsgegevens van onze medewerkers, klantcontacten en de medewerkers van onze klantorganisaties.

Uitvoeren van onze overeenkomst

De klanten van Omniplan zijn een overeenkomst aangegaan met Omniplan voor het verwerken van financiële gegevens van haar klanten, verkregen via een overeenkomst met haar klanten . Daarvoor zijn sluit Omniplan met haar klanten een licentiecontracten af, voor het gebruik van de applicatie. Daarnaast worden verwerkersovereenkomsten opgesteld, waarin wordt geregeld dat Omniplan zich aan de wettelijke verplichtingen van de Avg kan en moet houden.

Met uw persoonsgegevens kunnen de klanten van Omniplan bijvoorbeeld:

  • Contact met u opnemen.
  • U e-mails sturen voor het maken van afspraken of ondersteuning te bieden met de applicatie.
  • Uw aanvraag voor of wijziging tot toegang van de applicatie beoordelen en regelen.
  • Haar klanten factureren en andere financiële opdrachten uitvoeren.
  • Uw gegevens goed in haar administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.
  • Uw producten beheren en u adviseren.
Risico's verkleinen

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van u, van ons en van al onze klanten. Daarom wordt onze applicatie zodanig ontworpen dat:

  • Klanten van Omniplan uw toegang tot de applicatie kunnen blokkeren of u waarschuwen als de data niet goed wordt gebruikt
  • Zij kunnen helpen als zij denken dat het even tegenzit.
  • Zij vooraf kunnen onderzoeken wie u bent.
  • Intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s en toetsen of wetgeving goed is ingevoerd
  • Gedrag van fraudeurs proberen te herkennen zodat zij fraude kunnen voorkomen en aanpakken.
  • Zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen, wachtwoorden en rollen binnen de applicatie . En we investeren in middelen die u en de organisatie beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit.
Ons houden aan de wet

Voor onze organisatie gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Wil u bij ons b.v. uw inlogcode regelen? Dan gaan we:

  • U identificeren als klant (identificatieplicht): we controleren of u echt bent wie u zegt te zijn; maar ook.
  • Wettelijke bewaartermijnen van uw gegevens inregelen
  • Uw persoonsgegevens geven aan organisaties die van de wet sommige gegevens bij Omniplan mogen opvragen. Denk aan: de Belastingdienst: of Justitie: bij financiële fraude, Inlichtingendienst: bij terrorisme, Toezichthouders: als zij onderzoek doen naar bedrijfsprocessen of naar bepaalde (groepen) klanten.


Welke persoonsgegevens verzamelen we? En hoelang bewaren ze?

Hieronder ziet u welke persoonsgegevens we verzamelen en dus ook kunnen gebruiken.

Gegevens op onze website (contactgegevens)

Met door u verstrekte persoonsgegevens op onze website: Voornaam, achternaam, Emailadres, bedrijfsnaam en telefoonummer. Daamee kunnen we bijvoorbeeld:

  • Contact met u opnemen.
  • Onderzoeken of u klant bij ons bent
  • Uw aanvraag voor of wijziging van een ander product beoordelen en regelen.
  • Onze financiële opdrachten uitvoeren.
  • Uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.
    De persoonsgegevens worden alleen door gebruikers gewijzigd of door medewerkers van Omniplan op verzoek van klantorganisaties.
Personal Finance Planner

Het gebruik (wijze van verwerking) van de Persoonsgegevens en de doeleinden van en middelen voor de verwerking Alle gegevens worden verwerkt om consumenten en adviseurs te ondersteunen, zodat zij goede financiële beslissingen kunnen nemen. Bijvoorbeeld:

  • Creëer financieel inzicht en overzicht
  • Geef financieel advies
  • Maak gepersonaliseerde rapporten voor consumentenhuishoudens

Daarvoor worden de volgende persoonsgegevens verwerkt

  • Naam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Gezinssamenstelling
  • Burgerlijke staat
  • Adres en contactgegevens
  • Inkomen – (bv.: werk, toelagen, uitkeringen, huur, sociale zekerheid...)
  • Uitgaven (bijv.: persoonlijke uitgaven, uitgaven voor kinderen...)
  • Pensioenen (bijv.: pensioenfondsen, schenkingen,)
  • Activa (bijv.: spaargeld, )
  • Verzekeringen (bijv.: Levensverzekeringen, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen,)
  • Schulden (bijv.: persoonlijke leningen, hypotheken,)

De periodes van gebruik en bewaring van de Persoonsgegevens: Gegevensverwerking vindt plaats voor de duur van de overeenkomst. Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke te verwerken gegevens moeten worden opgeslagen, bewaard en/of verwijderd. Na beëindiging van de overeenkomst zal de verwerker de gegevens maximaal 12 maanden beschikbaar houden.

De applicatie is zodanig ontworpen dat de persoonsgegevens verwerkingen voldoet aan de de zogenaamde Fair Information Principles. De applicatie is ontworpen waarbij rekening gehouden is met:

  • Doelbinding : Bedoeld voor verzamelen van gegevens met als doel het geven van financieël advies.
  • Proportionaliteit : Proportionaliteit betekent dat er een redelijke verhouding is tussen het doel en het ingezette middel, de applicatie
  • Dataminimalisatie : Niet meer data wordt verzameld dan nodig
  • Accuraatheid : Dit is een verantwoordelijkheid van de klant van Omniplan
  • Retentie : In de applicatie is ingebouwd dat dossiers verwijderd kunnen worden, ook dit is een verantwoordelijkheid van de klant van Omniplan
Gegevens nodig voor veiligheid en bestrijden van fraude

Voor onze organisatie gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Wilt u bij ons u financiële dossiers van u klanten regelen? Dan gaan we bijvoorbeeld:

  • u identificeren als u klant bij ons wordt (identificatieplicht): we controleren of u echt bent wie u zegt te zijn.
  • u persoonsgegevens geven aan organisaties die van de wet sommige gegevens bij Omniplan mogen opvragen. Denk bijvoorbeeld aan: de Belastingdienst of Justitie: bij financiële fraude, Inlichtingendienst: bij terrorisme, Toezichthouders: als zij onderzoek doen naar bedrijfsprocessen of naar bepaalde (groepen) klanten.
Gevoelige Persoonsgegevens

In de applicatie worden financiële gegevens van klanten vastgelegd.Verwerking van persoonsgegevens die door hun aard in de categorie "Gevoelige Persoonsgegevens" vallen waaronder gegevens over financiën zijn niet toegankelijk voor medewerkers van Omniplan.

  • In de applicatie is het geregeld dat financiële gegevens alleen door adviseurs verwerkt kunnen worden

Bewaartermijnen:

We bewaren deze gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we u gegevens gebruiken. En zo lang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. De gegevens die u ons klant verstrekt bewaren we zolang als er tussen beide partijen een overeenkomst bestaat. Het bewaren van de gegevens in de Personal Finance Planner applicatie is de verantwoordelijkheid van onze klanten.

Wel geldt dat Omniplan niet verantwoordelijk is,volgens de wet,  voor het verwijderen van de dossiers , dit zijn de organisaties waarmee u een overeenkomst hebt afgesloten.

Bij beëindiging van de overeenkomst tussen Omniplan en haar klant worden de persoonsgegevens overgedragen naar de klant en is deze verder verantwoordelijk wat hiermee verder gebeurd. (recht op dataportabiliteit)

Met wie delen we uw persoonsgegevens

Om u de best mogelijke diensten te kunnen verlenen en concurrerend te blijven, delen we bepaalde gegevens binnen en buiten onze organisatie. Persoonsgegevens worden uitsluitend door ons verwerkt binnen de Europese Unie.
Daarbij gaat het om:

Intern organisatie Omniplan

We wisselen gegevens uit binnen onze organisatie om redenen die te maken hebben met bedrijfsvoering, wet- en regelgeving of rapportages. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om screening van nieuwe klanten, naleving van bepaalde wet- en regelgeving, beveiliging van IT-systemen of bepaalde dienstverlening.

Tussenpersonen

We delen informatie met tussenpersonen die namens ons werken. Deze tussenpersonen zijn geregistreerd conform de toepasselijke wet- en regelgeving en werken met de benodigde toestemming van toezichthoudende instanties.

Wettelijke verplichtingen

Om te voldoen aan de wet- en regelgeving kunnen we gegevens doorgeven aan de desbetreffende instanties, bijvoorbeeld om terrorisme tegen te gaan of witwaspraktijken te voorkomen. In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht om uw gegevens met externe partijen te delen, waaronder:

  • Overheidsinstanties, regelgevende instanties en toezichthouders, zoals de landelijke autoriteit op het gebied van privacy van de landen waarin we actief zijn.
  • De belastingdienst kan ons vragen uw financiële gegevens door te geven.
  • Justitie; wethandhavende instanties zoals de politie, openbaar aanklagers en rechtbanken.
  • Juristen, bijvoorbeeld in geval van een faillissement, notarissen , bijvoorbeeld bij de verlening van een hypotheek, gevolmachtigden die de belangen van anderen behartigen en bedrijfsaccountants
Dienstverleners die voor onze organisatie werken

Wanneer we gebruikmaken van andere dienstverleners delen we alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor een specifieke opdracht. Dienstverleners helpen ons onder meer door:

  • Bepaalde diensten en activiteiten te verzorgen, waaronder onze hosting partij
  • Internettools en webapplicaties te ontwerpen en onderhouden;
  • rapporten en statistieken op te stellen.


Zo zorgen we voor uw persoonsgegevens

We zorgen voor een goede beveiliging

We besteden veel geld en tijd aan de beveiliging van onze systemen en persoonsgegevens. In onze organisatie hebben we een privacy team die toezicht houdt op hoe persoonsgegevens worden gebruikt en beveiligd. Aan veilige applicaties besteden we heel veel aandacht. Internetcriminelen worden tenslotte steeds slimmer. Een speciaal team zorgt er dag en nacht voor dat u online veilig uw gegevens kunt beheren. Gaat er toch een keer iets mis! Dan komen we in actie. Datalekken lossen we op en registreren we. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan u, als het nodig is.

We hebben een geheimhoudingsverklaring getekend

Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. En alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens inzien en verwerken.

Er is toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken

  • De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij de Wet algemene gegevensbescherming naleven.
  • De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht hoe wij omgaan met cookies, direct marketing via elektronische mail en het bel-me-niet register.

Onze visie op privacy

We zijn zuinig op uw persoonsgegevens

Zaken regelen kan niet zonder dat u persoonsgegevens deelt. Elke dag verwerken onze computers gegevens van klanten. Natuurlijk zijn we daarbij heel zuinig op uw gegevens en zorgen we dat het veilig gaat.

U heeft zelf invloed op hoe we uw privacygegevens gebruiken

In veel gevallen heeft u invloed op hoe we uw gegevens gebruiken. Kijk voor meer informatie in de rubriek "Vragen over privacy?"

We willen u zo goed mogelijk leren kennen

U in staat stellen om zowel privé als zakelijk voorop te blijven lopen. Dat is onze missie. Daarom verbeteren en vernieuwen wij elke dag. We willen snellere aanvraagprocessen en meer handige tools en apps voor u bouwen. U zo innovatief en persoonlijk mogelijk helpen.

We luisteren naar onze klanten

Binnen onze organisatie wegen we alle belangen af en uw recht op privacy telt zwaar mee. Ook vragen we klanten regelmatig wat ze van nieuwe diensten vinden. Binnen onze orgnisatie hebben we een aantal extra afspraken gemaakt:

  • We communiceren open en begrijpelijk over welke persoonsgegevens we gebruiken;
  • We geven uw persoonsgegevens alleen aan personen en instanties die bevoegd zijn deze te ontvangen;
  • We breiden onze klantkennis alleen uit met informatie van buiten onze organisatie die afkomstig is uit legale en betrouwbare bronnen.
We passen ons privacybeleid regelmatig aan

Er is steeds meer mogelijk met data. En de regelgeving verandert regelmatig. Beleid is daarom nooit helemaal klaar. We blijven over dit onderwerp in gesprek met onze klanten, toezichthouders en belangenorganisaties. En we houden ons beleid up to date.


Vragen over privacy bij Omniplan?

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over uw hebben vastgelegd? Dan kunt u gebruik maken van uw ˜ Recht van inzage". Of wilt u uw gegevens wijzigen en zo gebruik maken van uw ˜Recht op correctie": Veel van deze gegevens ziet u als u als klantorganisatie inlogt op de applicatie "Personal Finance Planner". U kunt ze daar ook aanpassen.  Omniplan is niet de organisatie die bepaald of dit mag/kan. De klantorganisatie is contractueel hier verantwoordelijk voor. Heeft u hier vragen over? Stuur een e-mail naar fg@omniplan.nl of bel naar 0031 (0) 20 50 50 310

Gebruik maken van uw recht op inzage?

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over uw hebben vastgelegd? Dan kunt u gebruik maken van uw "Recht van inzage". Veel van deze gegevens ziet u als u inlogt op onze applicatie.

Gebruik maken van uw recht op correctie?

U kunt uw gegevens aan laten passen als ze niet juist zijn. Dat wordt het 'Recht op correctie' genoemd. U kunt uw gegevens aanpassen via onze applicatie  of bij ons kantoor waarbij we bemiddelen met de opdrachtgever

Gebruik maken van uw bezwaar tegen verwerking?

Omniplan verwerkt persoonsgegevens om te voldoen aan een contract, vanwege wettelijke verplichtingen, op basis van uw toestemming en op basis van 'het gerechtvaardigd belang van Omniplan'. Bij het gerechtvaardigd belang gaat het vaak om activiteiten die ervoor zorgen dat Omniplan als bedrijf goed kan functioneren en kan voortbestaan. Hierbij zorgen we ervoor dat u in het Privacy Statement kunt lezen wat we doen. En we maken de gevolgen voor uw privacy zo klein mogelijk. Het kan zijn dat u vindt dat uw persoonlijke omstandigheden zwaarder wegen dan het gerechtvaardigd belang van Omniplan om uw gegevens te mogen gebruiken. U heeft dan het recht om bezwaar te maken. U kunt daarvoor een e-mail sturen met uw naam en organisatiegegevens naar fg@omniplan.nl  graag een korte uitleg waarom u gebruik wilt maken van dit recht. Wij nemen uw bezwaar in behandeling en onderzoeken of de verwerking van uw gegevens een dusdanig grote impact op u heeft dat wij moeten stoppen met deze verwerking. Goed om te weten: U kunt geen bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens als dit gebeurt als gevolg van wettelijke verplichtingen, om te voldoen aan onze contracten.

Recht op beperking van verwerking?

U hebt in de onderstaande gevallen het recht ons te vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken:

U bent van mening dat de informatie onjuist is.
Wij verwerken de gegevens onrechtmatig.
Omniplan heeft de gegevens niet langer nodig, maar u wilt dat wij deze bewaren voor gebruik in een juridische procedure.
U hebt bezwaar gemaakt tegen ons gebruik van uw gegevens voor gerechtvaardigde belangen

Hebben (zakelijke) klanten een verwerkersovereenkomst nodig met onze organisatie?

  • Omniplan verwerkt gegevens van onze klanten, hierbij verwerkt Omniplan persoonsgegevens en dat mag Omniplan doen om deze opdracht te kunnen uitvoeren;
  • Een verwerkersovereenkomst is alleen nodig wanneer een partij die verantwoordelijk is voor persoonsgegevens een stukje van die verwerking overlaat aan een andere partij;
  • Zon partij heeft de opdracht gekregen en mag alleen dat deel van de verwerking doen dat de opdrachtgever die verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens aan die partij heeft opgedragen: in ons geval: opslaan van persoonsgegevens bij hostingleverancier.

Recht op gegevenswissing en recht op vergetelheid: verwijderen van persoonsgegevens?

Omniplan is wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te bewaren.
Maar soms kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.

Voor het 'Recht op vergetelheid' gaat het om de onderstaande gevallen:
We hebben deze niet meer nodig voor het oorspronkelijke doel.
Omniplan verwerkt uw persoonsgegevens onrechtmatig.

Klacht indienen bij de toezichthouder - AP (Autoriteit Persoonsgegevens)?

Als u vindt dat we u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet Autoriteit Persoongegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vindt u alle informatie hoe een klacht in te dienen.