Privacy Statement

Met door u verstrekte persoonsgegevens op onze website: Voornaam, achternaam, Emailadres, bedrijfsnaam en telefoonummer. Daamee kunnen we bijvoorbeeld:

• Contact met u opnemen.
• Onderzoeken of u klant bij ons bent
• Uw aanvraag voor of wijziging van een ander product beoordelen en regelen.
• Onze financiële opdrachten uitvoeren.
• Uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.
  De persoonsgegevens worden alleen door gebruikers gewijzigd of door medewerkers van Omniplan op verzoek van klantorganisaties.

Het gebruik (wijze van verwerking) van de Persoonsgegevens en de doeleinden van en middelen voor de verwerking Alle gegevens worden verwerkt om consumenten en adviseurs te ondersteunen, zodat zij goede financiële beslissingen kunnen nemen. Bijvoorbeeld:

• Creëer financieel inzicht en overzicht
• Geef financieel advies
• Maak gepersonaliseerde rapporten voor consumentenhuishoudens

Daarvoor worden de volgende persoonsgegevens verwerkt

• Naam
• Geboortedatum
• Geslacht
• Gezinssamenstelling
• Burgerlijke staat
• Adres en contactgegevens
• Inkomen – (bv.: werk, toelagen, uitkeringen, huur, sociale zekerheid...)
• Uitgaven (bijv.: persoonlijke uitgaven, uitgaven voor kinderen...)
• Pensioenen (bijv.: pensioenfondsen, schenkingen,)
• Activa (bijv.: spaargeld, )
• Verzekeringen (bijv.: Levensverzekeringen, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen,)
• Schulden (bijv.: persoonlijke leningen, hypotheken,)

De periodes van gebruik en bewaring van de Persoonsgegevens: Gegevensverwerking vindt plaats voor de duur van de overeenkomst. Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke te verwerken gegevens moeten worden opgeslagen, bewaard en/of verwijderd. Na beëindiging van de overeenkomst zal de verwerker de gegevens maximaal 12 maanden beschikbaar houden.

De applicatie is zodanig ontworpen dat de persoonsgegevens verwerkingen voldoet aan de de zogenaamde Fair Information Principles. De applicatie is ontworpen waarbij rekening gehouden is met:

• Doelbinding : Bedoeld voor verzamelen van gegevens met als doel het geven van financieël advies.
• Proportionaliteit : Proportionaliteit betekent dat er een redelijke verhouding is tussen het doel en het ingezette middel, de applicatie
• Dataminimalisatie : Niet meer data wordt verzameld dan nodig
• Accuraatheid : Dit is een verantwoordelijkheid van de klant van Omniplan
• Retentie : In de applicatie is ingebouwd dat dossiers verwijderd kunnen worden, ook dit is een verantwoordelijkheid van de klant van Omniplan

Voor onze organisatie gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Wilt u bij ons u financiële dossiers van u klanten regelen? Dan gaan we bijvoorbeeld:

• u identificeren als u klant bij ons wordt (identificatieplicht): we controleren of u echt bent wie u zegt te zijn.
• u persoonsgegevens geven aan organisaties die van de wet sommige gegevens bij Omniplan mogen opvragen. Denk bijvoorbeeld aan: de Belastingdienst of Justitie: bij financiële fraude, Inlichtingendienst: bij terrorisme, Toezichthouders: als zij onderzoek doen naar bedrijfsprocessen of naar bepaalde (groepen) klanten.

In de applicatie worden financiële gegevens van klanten vastgelegd.Verwerking van persoonsgegevens die door hun aard in de categorie "Gevoelige Persoonsgegevens" vallen waaronder gegevens over financiën zijn niet toegankelijk voor medewerkers van Omniplan.

• In de applicatie is het geregeld dat financiële gegevens alleen door adviseurs verwerkt kunnen worden

We wisselen gegevens uit binnen onze organisatie om redenen die te maken hebben met bedrijfsvoering, wet- en regelgeving of rapportages. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om screening van nieuwe klanten, naleving van bepaalde wet- en regelgeving, beveiliging van IT-systemen of bepaalde dienstverlening.

We delen informatie met tussenpersonen die namens ons werken. Deze tussenpersonen zijn geregistreerd conform de toepasselijke wet- en regelgeving en werken met de benodigde toestemming van toezichthoudende instanties.

Om te voldoen aan de wet- en regelgeving kunnen we gegevens doorgeven aan de desbetreffende instanties, bijvoorbeeld om terrorisme tegen te gaan of witwaspraktijken te voorkomen. In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht om uw gegevens met externe partijen te delen, waaronder:

• Overheidsinstanties, regelgevende instanties en toezichthouders, zoals de landelijke autoriteit op het gebied van privacy van de landen waarin we actief zijn.
• De belastingdienst kan ons vragen uw financiële gegevens door te geven.
• Justitie; wethandhavende instanties zoals de politie, openbaar aanklagers en rechtbanken.
• Juristen, bijvoorbeeld in geval van een faillissement, notarissen , bijvoorbeeld bij de verlening van een hypotheek, gevolmachtigden die de belangen van anderen behartigen en bedrijfsaccountants

Wanneer we gebruikmaken van andere dienstverleners delen we alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor een specifieke opdracht. Dienstverleners helpen ons onder meer door:

• Bepaalde diensten en activiteiten te verzorgen, waaronder onze hosting partij
• Internettools en webapplicaties te ontwerpen en onderhouden;
• rapporten en statistieken op te stellen.

We besteden veel geld en tijd aan de beveiliging van onze systemen en persoonsgegevens. In onze organisatie hebben we een privacy team die toezicht houdt op hoe persoonsgegevens worden gebruikt en beveiligd. Aan veilige applicaties besteden we heel veel aandacht. Internetcriminelen worden tenslotte steeds slimmer. Een speciaal team zorgt er dag en nacht voor dat u online veilig uw gegevens kunt beheren. Gaat er toch een keer iets mis! Dan komen we in actie. Datalekken lossen we op en registreren we. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan u, als het nodig is.

Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. En alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens inzien en verwerken.

• De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij de Wet algemene gegevensbescherming naleven.
• De Autoriteit Consument & Markt (ACM) houdt toezicht hoe wij omgaan met cookies, direct marketing via elektronische mail en het bel-me-niet register.

In veel gevallen heeft u invloed op hoe we uw gegevens gebruiken. Kijk voor meer informatie in de rubriek "Vragen over privacy?"

U in staat stellen om zowel privé als zakelijk voorop te blijven lopen. Dat is onze missie. Daarom verbeteren en vernieuwen wij elke dag. We willen snellere aanvraagprocessen en meer handige tools en apps voor u bouwen. U zo innovatief en persoonlijk mogelijk helpen.

Binnen onze organisatie wegen we alle belangen af en uw recht op privacy telt zwaar mee. Ook vragen we klanten regelmatig wat ze van nieuwe diensten vinden. Binnen onze orgnisatie hebben we een aantal extra afspraken gemaakt:

• We communiceren open en begrijpelijk over welke persoonsgegevens we gebruiken;
• We geven uw persoonsgegevens alleen aan personen en instanties die bevoegd zijn deze te ontvangen;
• We breiden onze klantkennis alleen uit met informatie van buiten onze organisatie die afkomstig is uit legale en betrouwbare bronnen.

Er is steeds meer mogelijk met data. En de regelgeving verandert regelmatig. Beleid is daarom nooit helemaal klaar. We blijven over dit onderwerp in gesprek met onze klanten, toezichthouders en belangenorganisaties. En we houden ons beleid up to date.

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over uw hebben vastgelegd? Dan kunt u gebruik maken van uw "Recht van inzage". Veel van deze gegevens ziet u als u inlogt op onze applicatie.

U kunt uw gegevens aan laten passen als ze niet juist zijn. Dat wordt het 'Recht op correctie' genoemd. U kunt uw gegevens aanpassen via onze applicatie  of bij ons kantoor waarbij we bemiddelen met de opdrachtgever

Omniplan verwerkt persoonsgegevens om te voldoen aan een contract, vanwege wettelijke verplichtingen, op basis van uw toestemming en op basis van 'het gerechtvaardigd belang van Omniplan'. Bij het gerechtvaardigd belang gaat het vaak om activiteiten die ervoor zorgen dat Omniplan als bedrijf goed kan functioneren en kan voortbestaan. Hierbij zorgen we ervoor dat u in het Privacy Statement kunt lezen wat we doen. En we maken de gevolgen voor uw privacy zo klein mogelijk. Het kan zijn dat u vindt dat uw persoonlijke omstandigheden zwaarder wegen dan het gerechtvaardigd belang van Omniplan om uw gegevens te mogen gebruiken. U heeft dan het recht om bezwaar te maken. U kunt daarvoor een e-mail sturen met uw naam en organisatiegegevens naar fg@omniplan.nl  graag een korte uitleg waarom u gebruik wilt maken van dit recht. Wij nemen uw bezwaar in behandeling en onderzoeken of de verwerking van uw gegevens een dusdanig grote impact op u heeft dat wij moeten stoppen met deze verwerking. Goed om te weten: U kunt geen bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens als dit gebeurt als gevolg van wettelijke verplichtingen, om te voldoen aan onze contracten.

U hebt in de onderstaande gevallen het recht ons te vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken:

U bent van mening dat de informatie onjuist is. Wij verwerken de gegevens onrechtmatig. Omniplan heeft de gegevens niet langer nodig, maar u wilt dat wij deze bewaren voor gebruik in een juridische procedure. U hebt bezwaar gemaakt tegen ons gebruik van uw gegevens voor gerechtvaardigde belangen

• Omniplan verwerkt gegevens van onze klanten, hierbij verwerkt Omniplan persoonsgegevens en dat mag Omniplan doen om deze opdracht te kunnen uitvoeren;
• Een verwerkersovereenkomst is alleen nodig wanneer een partij die verantwoordelijk is voor persoonsgegevens een stukje van die verwerking overlaat aan een andere partij;
• Zon partij heeft de opdracht gekregen en mag alleen dat deel van de verwerking doen dat de opdrachtgever die verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens aan die partij heeft opgedragen: in ons geval: opslaan van persoonsgegevens bij hostingleverancier.

Omniplan is wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te bewaren. Maar soms kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.

Voor het 'Recht op vergetelheid' gaat het om de onderstaande gevallen: We hebben deze niet meer nodig voor het oorspronkelijke doel. Omniplan verwerkt uw persoonsgegevens onrechtmatig.

Als u vindt dat we u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet Autoriteit Persoongegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl vindt u alle informatie hoe een klacht in te dienen.